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公益慈善机构如何做好筹资管理

和所有商业领域里的黄金销售人员一样,筹资官员可以说是基金会里最重要的业务人员。当一个机构拥有了一个或者几个优秀的筹资官员,各个项目在资金到位的情况下有条不紊地开展起来时,很多领导人都觉得这时候可以松一口气了。其实此时正是应该居安思危,建立起筹资管理机制的时候。否则,等待着你的就是筹资官员跳槽、客户资源被带走。

如何能留住王牌筹资人员?有加工资、给予荣誉感等方式方法,这些都属于人力资源管理的范畴,我在这里不进行赘述。现只讨论如何用制度化、体系化对一个机构的筹资行为进行管理,如何能让更多的有效信息长期保留在机构内。

第一,数据库的建立及其活化。很多机构都说:“我们有数据库。”但很多时候,这个所谓的数据库就是一张巨大的EXCEL表格,里面一共就姓名、公司、职位、联系方式、合作内容这么廖廖的几行。这样的数据库其实是一钱不值的,任何一个接手的筹资官员拿到这样一个“数据库”,等于要从“零”开始。

那么,“活”的数据库需要具备哪些信息呢?除了以上的内容外,还有四条是至关重要的,却恰恰是很多基金会及NGO极度缺乏的。

照片及影像资料:好的数据库首先需要捐赠人的照片及影像资料,这是最为感性的部分,是能让刚上手的筹资官员对捐赠人产生出熟悉感及亲和力的资料,好的筹资官员甚至能通过视频中捐赠人的言谈举止对其进行心理学、行为学等多重的研究和分析。

捐赠人细节:这涉及捐赠人很多的个人信息,包括捐赠人及其家人的生日、信仰、爱好、健康状况、个人背景及经历、子女就读情况等方方面面,越细致越好。唯有对这些细节进行全面的记录,才能从各个维度去了解一个人的过去及现在。

个人判断及记录:专业的筹资官员在与客户的1-2次会面之后,即会对客户有一定的感性的判断,例如:性格热情、行事作风稳健、着装低调奢华等。这些碎片性的记录,有利于筹资官员慢慢梳理对客户的不断认知,同时这些资料的留存也有助于日后的筹资官员对于客户有先行的判断和了解。

追踪记录:这一点最容易被忽视,但却极其关键,它分为两部分。会议记录:在这里要将一个客户从第一次对其的开发到最后一次开发的会议记录进行妥善的保留。很多时候,筹资官员与客户的见面并不是很正式的场合,但也是需要被记录在案的,它将有利于管理者及筹资官员自己了解对客户投入的时间成本及个人精力有多少,及有多少筹资官员投入到该项目。公关记录:这一部分是针对一些筹资公关活动的实施记录。所有送给客户的礼物都需按赠送时间记录下来,作为痕迹资料,方便以后人员了解客户的喜恶。

第二,内部健康的筹资文化。如果想拥有一支筹资的梦之队,最重要的是管理的文化。好的筹资人员都有强烈的性格特点,管理系数相对较高,这就需要我们运用一些方法,将这些性格各异的筹资官员进行管理。

二人组合铁律:这是在筹资人员管理里面最重要的原则,就是当面对一个客户的时候,一定要是两个筹资人员。俗话说“不怕一万,就怕万一”,谁都难免有一些头疼脑热的时候,这时候就知道有搭档的好处了。从机构管理的角度讲,这也是确保客户不被个人独占,而能长期留给机构的万全之策。

无界分享原则:规模大的基金会内,对筹资工作都是有一些划分的,或按行业领域划分,或按筹资人员所在地进行划分。无论哪种划分,都建议至少半个月,所有的筹资人员能进行一次恳谈,将各自工作上的情况进行一下分享。这有助于建立起筹资团队的分享机制,有助于团队内部的团结和资源的再次利用,也会规避例如多个筹资人员都找了同一个客户等没必要的冲突。

第三,财务与筹资的管理。筹资资料保存的最后一道防线,就是机构内部的财务部。有些机构是由筹资人员负责处理免税发票快递等手续,但这部分工作应该由财务部的出纳人员来完成,这样就可以在财务部留下最基本的信息汇总,并可以在每个季度的时候,和筹资官员进行客户基本信息的比对,将信息保留在本机构内部。

综上所述是对筹资机制管理的一些梳理,是否能将以上几点落实,是真正考验一个机构内部管理能力和管理艺术的所在。

来源 :公益时报 作者 : 白鹤

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